O que é e Como Funciona a NFe

Conceito da NF-e

Pela definição oficial brasileira, uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é “um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes”

Vantagens

A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.

Redução de custos de impressão do documento fiscal. Impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) que acompanha a mercadoria e facilita a consulta da respectiva NF-e na Internet.
Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais.
Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e.
Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais.
Agilidade no faturamento.
Redução do tempo de parada em postos fiscais.
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Documentos eletrônicos proporcionam uma otimização nos processos de organização, armazenamento e gerenciamento, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações.

Modelo Operacional

A Nota Fiscal Eletrônica modelo 55 substituirá a Nota Fiscal Modelo 1 e 1A nas operações entre contribuintes e possuirá as seguintes características:

Formato digital no padrão XML (Extended Markup Language);
Garantia de autoria e integridade, certificadas através de assinatura digital do emitente;
Confirmação da entrega do documento digital pelo fisco.

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. O arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica, será então transmitido, pela Internet, para a Secretaria de Estado da Receita, que fará uma pré- validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

Após o recebimento da NF-e, a Secretaria de Fazenda Estadual disponibilizará consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Estado da Receita, para a Receita Federal do Brasil, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação e respectivamente, para a SUFRAMA, no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas, ou outros órgãos interveniente no processo que tenha celebrado convênio com os Estados.

Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulada de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que conterá impressos, em destaque, a chave de acesso e o código de barras linear tomando-se por referência o padrão CODE-128C, para facilitar e agilizar a consulta da NF-e na Internet e a respectiva confirmação de informações pelas unidades fiscais e contribuintes destinatários.

O DANFE não é uma nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite Governo do Estado da Paraíba Secretaria de Estado da Receita Gerência Executiva de Arrecadação e Informações Econômico-Fiscais Página 10 ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e, através dos sites das Secretarias de Fazenda Estaduais autorizadoras ou Receita Federal do Brasil.

O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá utilizar os dados contidos no DANFE para escrituração da NF-e, e o contribuinte emitente da NF-e realizará a escrituração a partir dos arquivos das NF-e emitidas e recebidas.

Em ambos os casos, a validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das Secretarias de Fazenda Estaduais, envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso e consultada pelo destinatário na NF-e.

O modelo operacional do ciclo de vida da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) será constituído das seguintes etapas, a ser detalhado conforme especificações apresentadas a seguir:

Emissão da NF-e;
Envio da NF-e/Recepção e Validação pelo Fisco;
Compartilhamento da Nota Fiscal Eletrônica entre os Fiscos;
Disponibilização de Consultas à Nota Fiscal Eletrônica;
Armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas para fins de Fiscalização;

Emissão da Nota Fiscal Eletrônica

O software do contribuinte irá gerar um arquivo txt onde o NS NF-e irá converter em um arquivo XML com os padrões exigidos pela Sefaz;

Após a montagem do arquivo com o esquema XML, o mesmo deve ser assinado digitalmente através de certificação digital, padrão ICP-Brasil. Cada Nota Fiscal Eletrônica deve ser assinada individualmente podendo, todavia, ser feito o envio por lotes;

A chave única da NF-e será composta pelo: CNPJ do Emitente, número da NF-e e código numérico descrito acima;

O documento fiscal, com validade jurídica, é o arquivo eletrônico. No trânsito de mercadorias, ou quando necessário, será impressa o DANFE, apenas para facilitar a visualização e a consulta da NF-e;

O DANFE conterá código de barras bi-dimensional com os dados do cabeçalho, rodapé, chave única e itens de mercadorias da NF-e, excluindo os campos alfanuméricos descritivos;

O DANFE não conterá todos os campos existentes no arquivo XML, conforme layout estabelecido em Ato COTEPE, porém, deverá conter a chave única (CNPJ do Emitente, número da NF-e e código numérico);

A NF-e só terá validade legal após a recepção do protocolo de entrega do arquivo, que autorizará a circulação da mercadoria.

Uma vez autorizada pelo o fisco, a NF-e não pode sofrer alterações, podendo ser cancelada a pedido do emitente, desde que não tenha havido circulação da mercadoria, atendendo o disposto na legislação.

O emitente poderá:

Dentro de certas condições, cancelar a NF-e;
Dentro de certas condições, emitir uma Nota Fiscal Eletrônica complementar. Vide a questão 14 para maiores informações;
Sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica – CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda.

O que preciso para emitir uma NF-e?

Solicitar seu credenciamento na Sefaz do Estado
Assinar a Nota com certificado Digital válido (nos modelos A1 ou A3).

Gerar um arquivo txt com as seguintes informações:

Informar a Natureza da Operação
Verificar a data de emissão e saída
Selecionar o Destinatário
Verificar se os dados do Destinatário estão completos (cadastro incompleto não valido a NF-e)
Selecionar o Produto/Serviços e deverá ser informado: